home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / business / contplus / cplus24.exe / C.DOC next >
Text File  |  1992-10-16  |  36KB  |  868 lines

  1. *************
  2. ** WELCOME **
  3. *************
  4.  
  5.     TITLE: CONTACT PLUS contact management system
  6.  
  7.     VERSION: 2.4
  8.  
  9.     SUGGESTED BBS NAME: CPLUS24.ZIP
  10.  
  11.     BRIEF DESCRIPTION:
  12.  
  13.         Contact Plus is an excellent way to keep track of people in
  14.         your life. It helps you organize your phone calls, notes,
  15.         notes and future appointments. You can keep multiple databases
  16.         and can setup your own user defined fields. It is a great
  17.         application for salesmen, telemarketing, realtors, insurance
  18.         agents, bankers. It has won several honors including "Best Buy
  19.         of the Year" in Business Marketing Magazine (Jan '89), and
  20.         "Best of Shareware 1990" in the business category in PC World
  21.         Magazine (Oct '90), and "Editor's Choice" (Jan/Feb 1992) in
  22.         Shareware Magazine.
  23.  
  24.     REQUIREMENTS:
  25.  
  26.         IBM-PC or compatible with 512K RAM. Hard disk recommended.
  27.         Hayes compatible modem (attached to COM1 or COM2) for the
  28.         auto-dialer. Color monitor suggested although not required.
  29.         DOS version 3.0 or greater for the memory resident option.
  30.  
  31.     REGISTRATION COST:
  32.  
  33.         $99 plus shipping. Registration entitles you to a 170 page
  34.         printed manual, extra programs related to the system, a word
  35.         processor, and BBS/telephone/fax support.
  36.  
  37. ****************
  38. ** WHAT'S NEW **
  39. ****************
  40.  
  41. 2.4 changes/updates
  42.  
  43.     WordPerfect 5.0 and 5.1 users will be delighted now that the mass 
  44.     mail/merge option has been streamlined and thoroughly improved.
  45.  
  46.     New look on popup windows and more color choices.
  47.  
  48.     Easy to print sample template key for mail/merge operation 
  49.     using the ALT-T hotkey.
  50.  
  51.     Quickly change between databases from the HEADER PAGE using 
  52.     the ALT-D hotkey.
  53.  
  54.     Registration is now much easier via the ALT-O (order) key.
  55.  
  56.     You can now easily make fresh copies of the shareware system to 
  57.     pass around to friends using the ALT-C (copy system) key.
  58.  
  59.     Automatically runs the slide-show tutorial using the 
  60.     ALT-S (show) key.
  61.  
  62. 2.3 changes/updates
  63.  
  64.     This version features a memory resident option. You can now
  65.     keep Contact Plus loaded into memory and "popup" over a running
  66.     application by pressing a combination of hotkeys. While Contact
  67.     Plus is loaded into memory it consumes approximately 33 K of RAM.
  68.  
  69.     You can now print 1 up, 2 up, 3 up, chesire and laser printer 
  70.     mailing labels.
  71.  
  72.     The autodialer will continue to let you log time spent on the
  73.     phone while browsing through the database.
  74.  
  75.     It is now much easier to add, edit and rename letters via the 
  76.     F6 (WP) key. Press the F6 (WP) key while in any of the Contact 
  77.     Menus to see how to create a new letter.
  78.  
  79. ***********************************
  80. ** NOTE TO USERS OF VERSION 2.1x **
  81. ***********************************
  82.  
  83.     This version of Contact Plus is compatible with the datafiles of
  84.     all 2.1x versions. If you are running a previous version all you
  85.     have to do is copy the C.EXE, CSETUP.EXE, C.HLP and CSETUP.HLP
  86.     files into your old Contact Plus directory.
  87.  
  88.     DO NOT COPY THE FOLLOWING FILES (as they contain sample data):
  89.  
  90.         CONTACT.DT
  91.         CONTACT.NOT
  92.         CONTACT.NT0
  93.         CONTACT.HDR
  94.         CONTACT.NX0
  95.         CONTACT.NX1
  96.         CONTACT.NX2
  97.         CONTACT.NX3
  98.         CONTACT.NX4
  99.  
  100. ******************
  101. ** INTRODUCTION **
  102. ******************
  103.  
  104.     Welcome to CONTACT PLUS(R) PERSONAL version 2.4. This is a
  105.     client tracking system suitable for anyone needing to keep track 
  106.     of people. If you are in the business where client contact is 
  107.     important, then this system is for you. Since this program is being
  108.     distributed via shareware, you are encouraged to try out the system
  109.     and if you find yourself using it on a regular basis, you will want 
  110.     to register the system with the author. An INVOICE.DOC file has been 
  111.     prepared for your use to register.
  112.  
  113.     Contact Plus logs the last 30 phone calls and the last 15 letters
  114.     to each client in your database. It features an autodialer and a way 
  115.     to keep track of incoming calls. Contact Plus also interfaces directly 
  116.     with WordPerfect(TM) and WordStar using the F6 (WP) key. This is not 
  117.     an ASCII or text file interface -- it will actually generate instant 
  118.     follow up letters in native word processing format to your clients 
  119.     by simply pressing a key.
  120.  
  121.     Make sure that you run the slide-show tutorial program. It will
  122.     give you more information on how to use Contact Plus successfully.
  123.  
  124.     The slide-show tutorial is available by pressing the ALT-S key
  125.     from any of the contact screens.  In order for the slide-show
  126.     tutorial to run properly the following files must be present
  127.     in your contact directory:
  128.  
  129.     prorun.exe t24main.set t24t1.set  t24t2.set  t24t3.set  t24t4.set
  130.     t24t5.set  t24t6.set   t24t7.set  tutor.bat  tutor.doc
  131.  
  132. ***********************************
  133. ** HOW CAN YOU USE CONTACT PLUS? **
  134. ***********************************
  135.  
  136.     Let's introduce Harry, a salesperson for a restaurant equipment
  137.     manufacturer. Harry needs to keep track of basic information such
  138.     as the name, address and phone number of his clients. However,
  139.     Harry wants a history of previous contact with his clients. He
  140.     also needs to track information such as the best time to contact,
  141.     the receptionist's name, and the next action step (send
  142.     literature, call back, etc). Contact Plus stores the previous 30
  143.     phone calls including the date, time, duration and any notes for
  144.     each of his clients. It also has user-defined fields available so
  145.     Harry can customize the database for his particular needs. Since
  146.     Harry can't touch type, popup lookup menus are available which can
  147.     save him much time when entering new data.
  148.  
  149.     As customers call him, he uses the notes windows to keep detailed
  150.     records of all conversations. Using the incoming call button (F9)
  151.     he also has a record of the phone call. If Harry wishes to recall
  152.     a conversation about "blendomatics" but can't remember who he was
  153.     speaking to, he can search all notes/phone calls/memos/ticklers
  154.     for the word "blendomatics".
  155.  
  156.     Harry likes to send follow up letters to his clients immediately
  157.     after speaking with them on the phone. Contact Plus makes this
  158.     simple as it gives him the ability to enter up to 150 different
  159.     template files. Each template file will have the client's
  160.     name/address/city entered. Since Harry has been using WordPerfect
  161.     for a while and has a laser printer, Contact Plus enables Harry to
  162.     send handsome follow-up letters which impress his clients and
  163.     gives him a professional edge over his competition.
  164.  
  165.     At the end of the week, Harry has to report the number of calls he
  166.     has made to his clients. He simply sends a copy of the phone log
  167.     report captured to an output file to his main office.
  168.  
  169.     Keeping track of customers used to take Harry hours every day. He
  170.     wasn't able to spend all the time he wanted actually making
  171.     contact with his clients. With Contact Plus, Harry can now keep
  172.     better track of his customers and have even more time to bring in
  173.     new business.
  174.  
  175. **************
  176. ** FEATURES **
  177. **************
  178.  
  179.        o  Memory resident option to popup
  180.        o  Autodialer
  181.        o  Rolodex(r) cards
  182.        o  Mail/merge for mass mailings
  183.        o  Elapsed phone call timer
  184.        o  User defined date fields
  185.        o  Multiple databases
  186.        o  Ticklers/reminders
  187.        o  Reschedules your outstanding ticklers
  188.        o  Automated follow up schedules
  189.        o  Extensive online help (over 2,000 lines of help)
  190.        o  24 categories to classify your contacts
  191.        o  Interface to word processor with form files
  192.        o  Interleaved letter/envelope printing
  193.        o  Call analysis reports (Who didn't you call?)
  194.        o  Local and long distance dialing prefixes
  195.        o  Popup lookup and data entry windows
  196.        o  Colorful calendars and screens
  197.        o  Mouse support
  198.        o  Support for 43/50 line mode on reports (EGA/VGA monitors only)
  199.        o  Browse screen for dialing, taking notes and writing letters
  200.        o  Phone call history
  201.        o  Mailing labels (1 up, 2 up, 3 up and laser labels)
  202.        o  Correspondence history
  203.        o  User defined index fields
  204.        o  History graph
  205.        o  Unlimited date stamped notes
  206.        o  Keeps track of holidays/vacations
  207.        o  WordPerfect secondary mail/merge interface
  208.  
  209. ******************************
  210. ** REGISTRATION INFORMATION **
  211. ******************************
  212.  
  213.     When you register you will receive:
  214.  
  215.         o  the latest version of the software
  216.  
  217.         o  170 page printed manual
  218.  
  219.         o  a monthly calendar generation program
  220.  
  221.         o  a program to prints out today's ticklers to the screen or
  222.            to the printer when the computer is rebooted
  223.  
  224.         o  an import program to import data (in comma-delimited ASCII or
  225.            dbase) from other database programs or computers
  226.  
  227.         o  a utility copy contacts between databases or delete groups 
  228.            of contacts
  229.  
  230.         o  a simple word processor
  231.  
  232.         o  repair programs for Contact Plus databases
  233.  
  234. ****************************
  235. ** ORDER INFORMATION      **
  236. ****************************
  237.  
  238.     Printed manual and extra utilities     $ 99.00
  239.  
  240.     Shipping               USA             $  8.00
  241.                            Canada          $ 12.00
  242.                            Overseas        $ 25.00
  243.  
  244.     Specify disk size:     3.5"      or      5.25"
  245.  
  246.     Method of payment:     CASH 
  247.                            CHECK or MONEY ORDER
  248.                            VISA/MASTERCARD
  249.                            COD (USA only - add $4.00)
  250.     TO ORDER:
  251.  
  252.     1. Press ALT-O (order key) while running Contact Plus
  253.  
  254.     2. Print the order form and
  255.  
  256.        a. Call toll-free 800-366-9876 or 407-779-4900  (9am - 5pm EST)
  257.               or
  258.        b. Fax your order to 407-779-3311
  259.               or
  260.        c. Mail the order form to:
  261.  
  262.            Contact Plus Corporation
  263.            PO Box 372577
  264.            Satellite Beach, FL  32937-0577
  265.            USA
  266.  
  267.     3. Call the Contact Plus BBS system at 407-779-4422.  From the MAIN
  268.        MENU select the QUESTIONNAIRE MENU.  Settings 8 bits, no parity,
  269.        1 stop bit (8-N-1), 1200 - 9600 baud.
  270.  
  271.     Contact Plus Corporation reserves the right to change this offer
  272.     at anytime. Contact Plus is a registered trademark of Contact Plus
  273.     Corporation. Contact Plus Corporation also holds the US copyright
  274.     to Contact Plus.
  275.  
  276. *****************************************
  277. ** HARD DISK INSTALLATION INSTRUCTIONS **
  278. *****************************************
  279.  
  280.     Make sure that the proper date and time are set on your computer.
  281.     CONTACT PLUS uses the date and time for many functions.
  282.  
  283.       (1) From the C prompt make a directory called CONTACT by
  284.           typing MD \CONTACT (press Enter)
  285.  
  286.       (2) Change to the prompt where the Contact Plus disk is
  287.           located by typing A: or B: (press Enter)
  288.  
  289.       (3) Copy the files from the diskette to the hard drive by
  290.           typing COPY *.* C:\CONTACT (press Enter)
  291.  
  292.       (4) Change back to the C prompt in the CONTACT directory by
  293.           typing C: (press Enter) then CD \CONTACT (press Enter)
  294.  
  295.       (5) To start Contact Plus type the command "C".
  296.  
  297.     Press the HELP button (F1) often when first getting acquainted
  298.     with Contact Plus.
  299.  
  300.     If you have a problem at startup with the message:
  301.  
  302.        CANNOT OPEN ALL FILES ... QUITTING
  303.  
  304.        Follow these steps:
  305.  
  306.           (1) Locate your "config.sys" file. This file is a DOS
  307.               configuration file and is located in the root directory of
  308.               your boot disk. Enter the following command to go to the
  309.               root directory:
  310.  
  311.                    c:
  312.                    cd \
  313.  
  314.           (2) Enter the following command which will either create the
  315.               config.sys file or add the line to it.
  316.  
  317.                   echo FILES=20 >> config.sys
  318.  
  319.           (3) Turn off your computer and turn it back on again.
  320.  
  321.           (4) Try to run Contact Plus again.
  322.  
  323.     Contact Plus comes with a sample database. Feel free to
  324.     change any of the user defined fields and experiment with the
  325.     system as you wish.
  326.  
  327.     We strongly urge regular database backup of Contact Plus to
  328.     prevent loss of data. We suggest an odd/even system of daily
  329.     backup of Contact Plus files. This means that a diskette
  330.     marked "odd" would be used to backup data on odd numbered
  331.     days and a diskette marked "even" would be used to backup
  332.     data on even days. In this way, should a backup disk become
  333.     faulty, only one day's worth of data would be lost.
  334.  
  335. ****************************************
  336. ** FLOPPY DISK OPERATING INSTRUCTIONS **
  337. ****************************************
  338.  
  339.     Although we do not recommend that you run Contact Plus on a
  340.     floppy based system due to the large amount of disk activity
  341.     that is required, you can get the most out of your dual-based
  342.     floppy system if you separate the program and the data on
  343.     different floppies
  344.  
  345.     Note: you CANNOT run Contact Plus as a memory resident program
  346.     if you are running on a floppy system.
  347.  
  348.     If you are running Contact Plus on a dual floppy system, you
  349.     can place Contact Plus (the program) on one disk and the data
  350.     files on another disk. This strategy will give you more room
  351.     for contacts on the data disk.
  352.  
  353.     The program diskette should contain the following file:
  354.  
  355.           C.EXE
  356.  
  357.     The data diskette should contain the following files:
  358.  
  359.           CONTACT.HDR   CONTACT.NX4   CONTACT.DT
  360.           CONTACT.NOT   CONTACT.NX0   CONTACT.NX1
  361.           CONTACT.NX2   CONTACT.NX3   CONTACT.NX4
  362.           CONTACT.NT0
  363.  
  364.     Place the program diskette into drive A and the data diskette
  365.     into drive B. Make drive B the current drive by entering:
  366.  
  367.           B:
  368.  
  369.     Then run the program from drive A by entering:
  370.  
  371.           A:C
  372.  
  373. *******************************
  374. ** MEMORY RESIDENT OPERATION **
  375. *******************************
  376.  
  377.     Contact Plus can run in either memory resident mode (available
  378.     only if your computer has a hard disk) or in normal mode. In
  379.     memory resident mode, a small (33K byte) portion of Contact Plus
  380.     will remain in memory at all times, ready to spring into action at
  381.     the press of a key. You must first run the CSETUP program if you
  382.     wish to install the memory resident option. The CSETUP program is
  383.     discussed in the next section.
  384.  
  385.     If you plan to run other memory resident programs with Contact
  386.     Plus, it is normally best to load Contact Plus last.
  387.  
  388.     To setup the memory resident option (hard disk systems only),
  389.     proceed as follows:
  390.  
  391.        1) Change to the directory in which Contact Plus was installed.
  392.  
  393.        2) Type "CSETUP" and press ENTER.
  394.  
  395.        3) Change to the MODE from NORMAL to MEMORY RESIDENT.
  396.  
  397.        4) Press ESC to quit and answer "Y" to save.
  398.  
  399.     To load Contact Plus in Memory Resident mode, proceed as follows:
  400.  
  401.        1) Change to the directory in which Contact Plus was installed.
  402.  
  403.            CD \CONTACT
  404.  
  405.        2) Type C and press ENTER.
  406.  
  407.        3) Contact Plus will display a message when loaded successfully.
  408.  
  409.     You can place the two commands above in your AUTOEXEC.BAT file if
  410.     you want Contact Plus loaded into memory when you start your
  411.     computer.
  412.  
  413.     See the MEMRES.TXT file for a list of incompatibilities and 
  414.     potential pitfalls.
  415.  
  416. **********************************
  417. ** CSETUP CONFIGURATION PROGRAM **
  418. **********************************
  419.  
  420.     In order to run Contact Plus as a memory resident program, you
  421.     must first run the CSETUP program. CSETUP will tell Contact Plus
  422.     how to start, what database should be loaded, what hot keys should
  423.     be pressed.
  424.  
  425.     When Contact Plus is loaded as a TSR (Terminate Stay Resident), it
  426.     is loaded into memory and will wait behind the scenes to "pop up"
  427.     when a certain combination of keys ("hotkey") are pressed. Contact
  428.     Plus can run even when another program is running. A popular
  429.     example of this type of TSR is Borland's Sidekick program.
  430.  
  431.     The hot key combination should be picked for both convenience and
  432.     portability. You should select a hotkey that could possibly be
  433.     used by your word processor. Examples of poor key combinations are
  434.     "SHIFT-F1", "CTRL-A", "CTRL-F10". If you wish to select a function
  435.     key as your hot key, we recommend that you use both CTRL and ALT
  436.     simultaneously. Better examples of hot key combinations are
  437.     SHIFT-CTRL-F1 or ALT-CTRL-C. 
  438.  
  439.     Contact Plus runs as a "swapping" TSR, that is, it uses either EMS
  440.     or the hard disk to temporarily swap programs from RAM memory. The
  441.     swapping capability allows Contact Plus to remain small in size
  442.     ... only 33K of RAM is used.
  443.  
  444.     If you are swapping to DISK, Contact Plus will create several
  445.     files explained below in the swap file directory. Do not delete
  446.     any of these files while Contact Plus is loaded into memory! You
  447.     may safely delete these files only if Contact Plus is NOT loaded
  448.     into memory.
  449.  
  450.     There are three temporary files that may be created when running
  451.     Contact Plus as a memory resident program and NOT using EMS to
  452.     swap:
  453.  
  454.      1) CPLUSTMP.$$$ - created when first loading Contact Plus
  455.         into memory.
  456.  
  457.      2) CPLUSSWP.$$$ - created when you press F5 to go to DOS
  458.         or launch another application or by pressing F6 to
  459.         launch the word processor.
  460.  
  461.      3) CPLUSSCR.$$$ - contains an image of the screen
  462.         after the hotkey is pressed and BEFORE Contact Plus is
  463.         started.
  464.  
  465. ******************************
  466. ** CUSTOMIZING CONTACT PLUS **
  467. ******************************
  468.  
  469.     Run the CSETUP program if you wish to customize the various memory
  470.     resident options. You can specify whether you want to run in
  471.     memory resident mode or not, what combination of hot keys should
  472.     be used.
  473.  
  474.     Go to the USER PARAMETER MENU to change the user defined fields.
  475.     You will want to set the first two user defined fields with
  476.     something that can be sorted such as account number, region, sales
  477.     id, or social security number. You may also want to customize the
  478.     user defined date fields.  There are three user defined date fields
  479.     which can be customized as: FIRST DATE, NEXT DATE, BIRTH DATE, etc.
  480.  
  481. ********************************************
  482. ** ADDING/DELETING/SEARCHING FOR CONTACTS **
  483. ********************************************
  484.  
  485.     Adding and deleting individual contacts may only be done from
  486.     the HEADER PAGE under the CONTACTS selection in the MAIN
  487.     MENU.
  488.  
  489.     To add a contact, press A followed by the ENTER key. You can
  490.     copy the information being displayed to the new contact or
  491.     enter your information on a new, clean screen. When finished
  492.     adding the contact, press ESC. You  will be prompted to save
  493.     the contact.
  494.  
  495.     To delete a contact, bring the contact up on the HEADER PAGE.
  496.     Press D followed by the ENTER key. Answer "Yes" to the
  497.     Delete? prompt. You cannot retrieve a contact once it has
  498.     been deleted. All associated ticklers, notes, letter history,
  499.     and phone call history will be deleted from the database.
  500.  
  501.     You don't have to do anything special to search for a contact
  502.     in Contact Plus because Contact Plus is ALWAYS in search
  503.     mode. The search will depend upon the setting of the index
  504.     which may be last name, company name, zip code or one of the
  505.     two user defined index fields. To change the current index,
  506.     press "I" followed by the ENTER key. You will be prompted for
  507.     the index to change.
  508.  
  509.     Press the UP and DOWN arrow to access different contacts or
  510.     enter the first few characters of the last name. If you
  511.     change the index to COMPANY, you may access the contacts by
  512.     company name instead of last name. The indexing feature is
  513.     also available for zip code, user field 1 and user defined
  514.     field 2.
  515.  
  516.     From the HEADER SCREEN, press the F8 (Browse) key to get a
  517.     global view of the contacts. This will allow you to quickly
  518.     look at each contact in a list.
  519.  
  520. *****************
  521. ** PHONE CALLS **
  522. *****************
  523.  
  524.     Press F3 or F4 from any of the pages under the Contact Menu. Of
  525.     course, the contact that you want to dial must be displayed on the
  526.     screen. If you have a Hayes compatible modem, Contact Plus will
  527.     dial the phone for you. Otherwise, you can still press F3 or F4 to
  528.     log the phone call but you will have to dial the phone manually.
  529.  
  530.     Each call will be stored in the phone log page with the most
  531.     recent call appearing at the top of the screen. The phone calls
  532.     cannot be deleted once they are entered. You have access to the
  533.     previous 30 calls only.
  534.  
  535. ********************************
  536. ** AUTOMATED FOLLOWUP LETTERS **
  537. ********************************
  538.  
  539.     Contact Plus has the unique ability to interface with WordPerfect,
  540.     XYwrite, and WordStar when generating followup letters
  541.     automatically. From the Contact Plus menu, simply press F6 and you
  542.     will be presented with a list of up to 150 different FORM files.
  543.     Each file is a template with codes where the salutation, address,
  544.     dates will go. You must specify the name of your word processor in
  545.     the SYSTEM PARAMETER MENU in order for this to work properly.
  546.  
  547.     For example, if you are using WordPerfect 5.1 and you have stored
  548.     WordPerfect on the C drive your WordProcessor field would be set
  549.     to:
  550.  
  551.        C:\CP51\WP
  552.  
  553.     You will need to create the form letters ahead of time using your word
  554.     processor. Make sure that the form letters created are stored in
  555.     the FORMS FILE DIRECTORY and that they all end with the file name
  556.     extension ".FRM". The easiest way of creating new form files is by
  557.     pressing the F6 (WP) key from any of the contact menus. You will
  558.     then be presented with a popup allowing you to "ADD" new form
  559.     letters.  Press "A" to add a new form letter.
  560.  
  561.     If you are using MicroSoft Word or Works you will want to save the
  562.     files as TEXT FILES using the SAVE AS option. If you are using
  563.     WordPerfect, WordStar or XyWrite you can save the files as
  564.     document files.
  565.  
  566.     Contact Plus currently does not support Professional Write.
  567.  
  568. *******************
  569. ** POPUP WINDOWS **
  570. *******************
  571.  
  572.     Most prompts in the header page have a popup window that enables
  573.     you to enter common information at the press of a few keystrokes.
  574.     If the popups are set to appear automatically, they will popup
  575.     whenever the highlight bar is placed over the field. Otherwise,
  576.     press F10 to access the popup menu on those prompts in the HEADER
  577.     PAGE. Press F10 again to modify, or add a new entry to the popup
  578.     menu.
  579.  
  580. ***********
  581. ** NOTES **
  582. ***********
  583.  
  584.     While in any of the contact menu pages, you may press the F7 key
  585.     (NOTES) which will bring up a date/time stamped note. The notes
  586.     may be summoned while any other popup window is on the screen. It
  587.     is especially convenient when talking on the phone.
  588.  
  589.     There are an unlimited number of notes that can be stored
  590.     perpetually for each contact in the database. Each note is date
  591.     and time stamped for your convenience.
  592.  
  593. **************
  594. ** TICKLERS **
  595. **************
  596.  
  597.     Use the tickler feature to remind you to call back or followup on
  598.     one of your clients. Each contact in the database has up to 15
  599.     different associated ticklers. Use the DONE? field to signify if
  600.     the task was completed, not completed or if you don't care.
  601.  
  602.     Contact Plus will warn you if the scheduled tickler falls on a
  603.     holiday or on a weekend.
  604.  
  605.     The ticklers marked as NOT DONE today, can be rescheduled to a
  606.     date in the future.
  607.  
  608. *************
  609. ** REPORTS **
  610. *************
  611.  
  612.     There are 15 reports available all of which can be printed on the
  613.     screen, printer or sent to a capture file for later processing
  614.     with a word processor.
  615.  
  616.     A selection menu will appear after the report is chosen. The
  617.     selection menu allows you to sort and select particular clients
  618.  
  619. ******************************************
  620. ** MAIL/MERGE FOR NON-WORDPERFECT USERS **
  621. ******************************************
  622.  
  623.     If you wish to send one letter to a bunch of clients the
  624.     mail/merge feature will allow you to do just that. Simply create
  625.     an ASCII text file using your favorite editor and call it
  626.     CONTACT.1, CONTACT.2 CONTACT.3 through CONTACT.8. The first
  627.     mail/merge template under the mail/merge menu corresponds to the
  628.     CONTACT.1, the second template corresponds to the file CONTACT.2,
  629.     etc. The sample files CONTACT.1 CONTACT.2, and CONTACT.3 are
  630.     included with the shareware version.
  631.  
  632.     Make sure that the files are stored as TEXT files. If you are
  633.     using MicroSoft Word or Works save the files using the SAVE AS
  634.     option. Wordstar users will save the files in NON-DOCUMENT mode.
  635.  
  636.     Here is a list of the mail/merge codes used in both MAIL/MERGE and
  637.     in the F6 (WP) form letter function:
  638.  
  639.         Field definitions are as follows:
  640.  
  641.           *d1 - current date (format - 31 Oct 87)
  642.           *d2 - current date (format - October 31, 1987)
  643.           *d3 - current date (format - 10/31/87)
  644.           *d4 - current day  (Monday, Tuesday, ... )
  645.           *t1 - current time (format - 15:23:43) military
  646.           *t2 - current time (format - 15:23) military
  647.           *t3 - current time (format - 03:23:43) standard
  648.           *t4 - current time (format - 03:23) standard
  649.           *sa - salutation
  650.           *fn - first name
  651.           *ln - last name
  652.           *ti - title
  653.           *a1 - address line 1
  654.           *a2 - address line 2
  655.           *st - state name
  656.           *ci - city name
  657.           *zi - zip code
  658.           *cn - country name
  659.           *po - phone One
  660.           *pt - phone Two
  661.           *co - company name
  662.           *me - memo field
  663.           *u1 - user defined index field 1
  664.           *u2 - user defined index field 2
  665.           *u3 - user defined field 3 (25 characters)
  666.           *u4 - user defined field 4  "    "
  667.           *u5 - user defined field 5  "    "
  668.           *u6 - user defined field 6  "    "
  669.           *w1 - user defined date field 1
  670.           *w2 - user defined date field 2
  671.           *w3 - user defined date field 3
  672.               (date format 04 Apr 89)
  673.  
  674.           *m1 - pin feed mailing labels (7 lines)
  675.           *m2 -    "      "        "    (6 lines)
  676.           *m3 -    "      "        "    (4 lines)
  677.           *m4 -    "      "        "    (5 lines)
  678.           *m5 -    "      "        "    (6 lines)
  679.           *pa - pause printer for form change
  680.           *ff - form feed
  681.  
  682.     To pad a field with blanks and right or left justify a field enter
  683.     a width specification like:
  684.  
  685.           *po%20  - phone 1 phone right just. pad with space
  686.           *pt%-20 - phone 2 left just. pad with space
  687.  
  688. **************************************************
  689. ** MAIL/MERGE with WORDPERFECT version 5.0/5.1  **
  690. **************************************************
  691.  
  692.     You can now automatically mail/merge from within Contact Plus
  693.     directly into WordPerfect 5.1.  Therefore you can use all the powerful
  694.     printing and formatting options of the world's most popular and
  695.     powerful wordprocessor.  If you are interested in sending only
  696.     one letter, you do NOT want to use mail/merge.  Mail/merge is practical
  697.     for mass mailings where the number of pieces prohibits the use
  698.     of the F6 key to produce individual letters from the CONTACT MENU.
  699.  
  700.     Step 1: Make sure that WP.EXE or \WP51\WP is entered into the
  701.     WORD PROCESSOR prompt under the system setup menu.
  702.  
  703.     Step 2: Make sure that the enclosed CPLUS.WPM keyboard macro file
  704.     is accessible to WordPerfect.  To be sure COPY the macro file to
  705.     your WordPerfect directory from DOS:
  706.  
  707.         COPY  CPLUS.WPM  \WP51\CPLUS.WPM
  708.  
  709.     Step 3: Before you create your WordPerfect Primary file, run 
  710.     Contact Plus and press the ALT-T (template) key.  A template key 
  711.     will be printed giving you the field numbers and definitions of each
  712.     field in Contact Plus.
  713.  
  714.     Step 4: While running Contact Plus, proceed to the WordPerfect 
  715.     Mail/Merge menu option accessed under the MAIN MENU.
  716.  
  717.     Step 5: Place the highlight bar over one of the available PRIMARY
  718.     FILES and press F6.  You will be launched into WordPerfect.
  719.  
  720.     Step 6: Using the template key printed in step 2 above, enter the
  721.     appropriate field numbers by pressing SHIFT-F9 then 1.  Your letter
  722.     will look something like the following:
  723.  
  724.     ==============================================================
  725.     {FIELD}~1 {FIELD}~2 {FIELD}~3
  726.     {FIELD}~4
  727.     {FIELD}~5, {FIELD}~6  {FIELD}~7
  728.  
  729.     Dear {FIELD}~2:
  730.  
  731.     bla bla bla
  732.  
  733.     Sincerely,
  734.  
  735.     Joe Schmoe
  736.     ==============================================================
  737.  
  738.     Consult your WordPerfect manual for more detailed instructions on 
  739.     how to create a primary file.  
  740.  
  741.     Step 7: After editing your primary file (it will be named CONTACT.1)
  742.     corresponding to the primary file number you selected.  Save the
  743.     changes and exit WordPerfect, you will be returned automatically
  744.     back to Contact Plus.
  745.  
  746.     Step 8: While in Contact Plus, press ENTER to go to the SELECTION MENU 
  747.     where you can select which contacts will be merged.  Press ESC to 
  748.     actually start the merge.
  749.  
  750.     Step 9: WordPerfect will then be launched and each contact will
  751.     have been automatically merged.  *** IT IS IMPORTANT THAT THE 
  752.     ENCLOSED 'CPLUS.WPM' FILE BE MADE ACCESSIBLE TO WORDPERFECT.  This
  753.     step will fail if WordPerfect cannot find the CPLUS.WPM macro file.
  754.  
  755. *******************
  756. ** MOUSE SUPPORT **
  757. *******************
  758.  
  759.     If you have a Microsoft mouse, you can use it by setting up the
  760.     MOUSE parameters under the SYSTEM PARAMETER MENU. The MOUSE will
  761.     act as the arrow keys. Press the LEFT mouse button for the ENTER
  762.     key and the RIGHT button for the ESC key.
  763.  
  764. ********************
  765. ** MAKING BACKUPS **
  766. ********************
  767.  
  768.     It is VERY important to make regular backups of your data.  The
  769.     importance cannot be stressed enough.  Over time it is your data
  770.     that becomes critical to your success and a hard disk crash or
  771.     power outage could force you to re-type your information.  A
  772.     painful process indeed.
  773.  
  774.     This version of Contact Plus comes with a batch file that will
  775.     copy your database from the hard disk to a floppy on drive A.
  776.     If you wish to backup on drive B, make the appropriate change
  777.     to the file CBACKUP.BAT file.
  778.  
  779.     The registered version comes with a utility that will compress
  780.     the database before copying them to floppy.  The compression
  781.     typically squeezes a large database down to 20% of its original size.
  782.  
  783. ************************
  784. ** MULTIPLE DATABASES **
  785. ************************
  786.  
  787.     You can keep a database of hot prospects. Another one for friends
  788.     and acquaintances and another one for your vendors. Use the
  789.     DATABASE MENU to create new databases.
  790.  
  791.  
  792. **************************
  793. ** REVIEWS AND COMMENTS **
  794. **************************
  795.  
  796.     Here is what some of our satisfied customers and reviewers are
  797.     saying about Contact Plus:
  798.  
  799.     Dr. Leon Wortman, Software Reviewer of Business Marketing Magazine
  800.     (Jan '89): "I look at, install or run an average of three or four
  801.     new software packages a month. They range in price from much less
  802.     than $100 to several thousand dollars. I know what I'm about to
  803.     report may be hard to swallow. But have faith in me. If I didn't
  804.     genuinely know that Contact Plus is the best-buy-of-the-year, I
  805.     wouldn't describe it with those very words."
  806.  
  807.     Charles K. Fairchild, Washington D.C.: "You realize, I hope, that
  808.     programs like this could set a new standard for overall design and
  809.     ease of use. I have never seen anything on the regular commercial
  810.     market that feels so good to use, has so much built-in help, and
  811.     so many features!"
  812.  
  813.     Harry Pollard, President of Henry George Schools of California:
  814.     "After using a dozen or more databases, I settled on Contact Plus
  815.     for the best reasons. It's the fastest database, tracker, tickler,
  816.     dialing program I've encountered. It automatically backs up,
  817.     issues reports in a variety of formats and mail/merges as you
  818.     wish. It records letters and calls, and graphs calling experience
  819.     with individual clients."
  820.  
  821.     Tim Greer, Software Reviewer of the Phoenix PC User's Group (April
  822.     '90): "CLIENT TRACKING DREAM... If you are in a business where
  823.     tracking client contact is important, have I got a gem for you.
  824.     It's a piece of Shareware called CONTACT PLUS."
  825.  
  826.     Brad Caverly, Film Plane of Panorama City, CA: "This is one of the
  827.     best programs I have seen ever, shareware or commercial. I have
  828.     never registered a piece of shareware before but I have never run
  829.     across a program so complete, so user friendly and so useful."
  830.  
  831.     Paul Cassel, Software Reviewer of the Albuquerque Journal (July
  832.     '89): "Today, there are several programs designed to help
  833.     salespeople increase productivity. One of the best of these was
  834.     written, and is distributed by, an Albuquerque programmer, Ed
  835.     Trujillo."
  836.  
  837.     Dr. File Finder (Mike Callahan, best selling book author):
  838.     "Contact Plus, by Ed Trujillo, is a full-featured program that can
  839.     be used by anyone who has to keep track of the people. It's many
  840.     features make it a powerful program that can really increase your
  841.     productivity and your effectiveness. I've looked at MANY programs
  842.     and Contact Plus is the BEST! My advice is to give it a try!"
  843.  
  844.     Larry Fox, Vice President Ziff-Davis Press: "I honestly have never
  845.     encountered a software package that works so much like I work.
  846.     From its friendly yet practical data screen through its
  847.     annotations, logs and reports of calls, ticklers, memos, letters,
  848.     notes and appointments to its seamless template and mail merge
  849.     with either its own word processor or Wordperfect, Contact Plus
  850.     creates a complete yet natural environment for the tracking of
  851.     daily contacts ..."
  852.  
  853.  
  854. ***************************************************
  855. ** CONTACT PLUS PROFESSIONAL AND NETWORK VERSION **
  856. ***************************************************
  857.  
  858.     For more extensive tracking needs we also offer Contact Plus Professional,
  859.     and Contact Plus LAN (for networks) both of which offer many more features 
  860.     and functions.
  861.  
  862.     Call for more information.
  863.  
  864.     Note to registered users of Contact Plus Personal: all data will be 
  865.     transferred automatically from the Personal version to the Professional
  866.     version.  We will also give you credit towards the purchase price of
  867.     the Professional version.
  868.